ビジネスマナー ビジネス文書

ビジネスマナー 要領よく書く1

ビジネスマナー 要領よく書く1
速く、的確に、相手にわかりやすく書くポイントは?

書くことの意味
 
 1.正確に伝わる
   一つは正確性と言うこと。
   電話での注文、受注をした場合、どちらかが聞き間違いをして、   後でトラブルになることがある。文書でやり取りすれば、間違い
   を防ぐことができる。
   
 2.責任の所在をはっきりさせる
   口約束であれば、言う言わないの水掛け論になるが
   文書として、担当者、責任者をはっきりさせておけば間違いは
   少ない。

 3.慎重に言葉を選べる
   文書ならば、面と向かって話すよりも、じっくり時間をかけて
   内容を練り、相手も必要に応じてじっくり読むこともできる。
   慎重を期したい場合や、礼儀を重んじるとき、また、言いにく
   いことを伝えるときは文書が役に立つ。

 4.仕事が覚えられる
   書くときは、内容をしっかり把握していることが必要だ。
   文書にまとめてみることにより、自分がどこまで仕事の
   内容がわかっているか、確認できる。
   理解が足らなければ、資料をあたったり、データを見直したり、   勉強することになる。

文書作成能力は評価に影響する。
 上司に報告書を提出しろと言われたとき、何時間もかかって
 2,3行しか浮かばないのは失格。さっさと仕上がっても見に
 くかったり、何が言いたいのかわからないようでは不合格
 立派に仕上がっても、上司の要求とピントはずれではなんにも
 ならない。

 1.目的にあった文書を書く
   何の為に書くか、読み手は誰か、きちんと確認して書く。
   それによって書き方も変わってくる。下調べが必要な
   ものもある。
   文書の種類によっては、敬語表現を駆使してごくていねいに
   書く場合もあれば、礼儀は最小限にとどめすっきりまとめた
   方がよい場合もある。

 2.期限を守る
   いつまでに仕上げて、提出したり発送したりするかも
   大切なポイントである。
   仕事の手順を考え、タイミングよくこなそう。


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ビジネスマナー 要領よく書く2

ビジネスマナー 要領よく書く2
速く、的確に、相手にわかりやすく書くポイントは?

5W2Hで書く
 報道文には5W1Hが必要と言われる。
 WHEN(いつ)、WHERE(どこで)、WHO(だれが)
 WHY(なぜ)、WHAT(なにを)、HOW(どのように)
 である。WHYは、「何の為に」と言い換えてもいい。
 ビジネス文書でもほとんどの場合、この5W1Hが必要だ。
 そして、もう一つ大事なのが、HOW MUCH 
 (費用はいくらなのか)。このHを加えて5W2Hと覚えておこう。

 1.必要な要素をすべて漏らさずに書く
   全ての場合に5W2Hが必要とは限らないが、常にこれを
   念頭において、抜けている要素がないかをチェックすべきだ。

メモをとる習慣をつけよう
 必要な時に必要な文書を、迅速に提出するためにはどうしたらよいか
 まず、書くことに馴れよう。
 文書は芸術作品ではないから、必要なことを短時間でわかりやすく
 まとめることが第一。
 この方法にうってつけなのがメモをとることである。

 1.要点を素早くまとめる
   相手の話を聞きながらメモをとるときには、スピーディーさが
   必要。言われたことをそのまま書いていたのでは間に合わない
   大事な要点を聞き逃さず短くまとめるには、5W2Hを心掛け
   ているとよい。

 2.メモが文書作成の役に立つ。
   電車の中、家、トイレの中など、ふっと何か思いつくことが
   ある。新しいアイデアや企画や文書の言い回しだったりする。
   忘れないうちに素早くメモをしておこう。明日になれば忘れて
   しまうのである。
   こうしたメモの蓄積が、文書をまとめるときにも役立つので
   ある。メモはビジネス文書を書く上での大切な資料と言えるの
   だろう。

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ビジネスマナー ビジネス文書 基本ルール

ビジネスマナー ビジネス文書 基本ルール
結論を先に、文節は短く、この急所を押さえれば簡単。

ビジネス文書作成の心得
 
 1.書く前に
  ・作成の目的をはっきりさせる。
  ・下調べが必要なものは充分に。
  ・疑問点はよく確認する。

 2.内容をしっかり
  ・目的にあった内容にする。
  ・5W2Hを全て漏らさずに書く。
  ・数字や固有名詞は正確に。
  ・事実と主観をいっしょにしない。
  ・曖昧な書き方はしない。

 3.わかりやすくまとめる
  ・略語は使わない。
  ・専門用語には注釈をつける。
  ・読みやすい字を書く。
  ・難しい表現は避ける。
  ・短い文で書く。
  ・件名をつける。
  ・結論を先に書く。
  ・長い場合は要約文をつける。
  ・箇条書きを利用する。
  ・図や表を活用する。

 4.一定の様式を守って書く
  ・用紙が決まっているものは、必要事項を全て埋める。
  ・文書によっては敬語や慣用表現を使い分ける。

 5.書いた後に
  ・数字は必ず元データと照合する。
  ・文書を読み直してチェックする。

 6.期限を守って提出・発送
  ・提出先を間違えない。
  ・提出・発送のタイミングはよいか。
  ・決裁が必要な文書は決裁権を持つ人の承認を得る。

ビジネス文書の組み立て
 1.件名=何の為の文書であるか、一目でわかるようにする。
      ただし、役員就任の挨拶や、お悔やみ文などには
      つけない。
 2.結論=決定したこと、依頼したいこと、依頼された件について
      の回答などを書く。
 3.説明=その結論が出るまでの経過、結論に達した理由、原因、
      データなどを書く。
 4.提案=自分なりの提案、意見、対策などを述べる。


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ビジネスマナー ビジネス文書の種類

ビジネスマナー ビジネス文書の種類
文書は、読み手の気持ちや受け取った時の印象を考えて、一定の礼儀を
踏まえて書くことが必要だ。そのためには、敬語の使い方や決まった
様式を守ることがポイントとなる。

ビジネス文書の種類
 ビジネス文書には、大きく分けて2つの種類がある。社内文書と
 社外文書である。
 
 1.社内文書は能率優先を第一に
   社内文書とは社員と上司、ある部課と他の部課、本社と支社
   などの間で交わされる文書である。いわば「身内」の間の文書
   だから、形式よりも態度優先。儀礼的な言葉は最小限度に抑えら
   れることが多い。

 2.社外文書は礼儀を尽くして書く
   一社員の書いた文書も、取引先の会社や官庁などに送られた時
   には、部課全体、または会社全体を代表するものとなる。いい    加減名な文書では、会社が「だらしない」と思われかねない。
   用件を正確に伝えるだけでなく、礼儀にかなった書き方をする
   必要がある。
  
 3.敬語の使いすぎは考えもの
   相手に敬意を示すのは大切だが、敬語をつらなるあまりダラダラ
   と長い文書になってはようけんがわかりにくい。また、あまり
   格式ばった敬語の使い方も、慇懃無礼となる。上手な使い方
   を心得て、すっきりまとめよう。
  

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ビジネスマナー ビジネス文書 自称他称の敬語表現

ビジネスマナー ビジネス文書の自称・他称の敬語表現

区別    相手側         自分側
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
本人    あなた、**様     わたし、私、小生、
       貴殿、貴職       小職
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
上役    御上司、貴社長殿    上司、社長
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−部下    **様、**氏     当課**、**(姓名のみ)
       **嬢
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−会社など  貴社、御社、貴行    当社、小社、弊社(行、店)
       貴店、貴支社、     当社(当行、当店)
       貴支店、貴出張所    支店、当方
*「当社」は相手と同等に近いとき、「弊社」は最もへり下った表現
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
家     貴宅、尊宅、貴家    小宅、拙宅、私宅
       貴邸
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
場所    尊地、貴地       弊地、当地、当方面、こちら
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
物品    佳品、結構な品     粗品、寸志、薄謝
       ご厚志
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
手紙など  ご書面、貴書、貴信   書面、書中、弊信
       お手紙、ご著作     手紙、拙著
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
考え    ご意見、ご高説     私見、私案、私考
      貴見、ご賢察      所感、所見、愚考
      お説、お申し越し
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
配慮    ご配慮、ご了承     配慮
       ご高配、ご尽力
       ご芳情、ご厚情、ご容赦
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
受け取る  ご査収、お納め     受領、受納、拝受
こと     ご領収、お受け取り   入手
        ご一覧、ご高覧
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
送ること  ご送付         送付
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訪問する  お越し、おいで     お伺い、お訪ね
こと     お立ち寄り、ご来社   ご訪問、参上
        ご来訪、ご来席     拝顔、拝眉
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−

*あくまでも、参考程度に。

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ビジネスマナー ビジネスレターの様式1


ビジネスマナー ビジネスレターの様式1
社外文書のなかでも、契約書や届出書などを除いたものを
ビジネスレターという。
挨拶状や案内状、交渉・依頼・通知・請求の手紙など、もっとも
応用範囲の広いものだ。

 1.文書は横書きが原則
   ほとんどのビジネス文書は横書きが原則。要点がつかみやすく
   事務処理に向いているためである。
   ただし、ビジネスレターのうち、挨拶状や、お祝い、お悔やみ
   などの文書は、原則として縦書き。格調を保つ為である。
   抗議の文書も縦書きにすることが多い。

ビジネスレターの組み立て
 1.文書記号・番号・文書を発信した日付
 2.受信者名
 3.発信者名
 4.件名
 5.頭語(拝啓、など)
 6.時候の挨拶
 7.相手の安否と感謝の言葉など
 8.主文(さて・・・)
 9.末文(まずは・・・)
10.結語(敬具など)
11.記書き(一、二、三・・・)
12.おって書き(おって・・・)
  

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ビジネスマナー ビジネスレターの様式2

ビジネスマナー ビジネスレターの様式2

1.文書記号・番号・日付
  文書の整理・検索の為につけられるものだ。
  文書記号とは、発信元の部課名や文書の目的などによって
  決められている。
  発送の日付は、平成**年**月**日、20**年**月**日
  のように記入する。

2.受信者名
  いわゆる宛名、会社名・所属・肩書き・氏名
  (敬称は「殿」より「様」が望ましい。)
  会社名は敬称でなく正式名称を書く。

3.発信者名
  どこの誰がだしたかである。
  会社名・所属・肩書き・氏名を書き、決済印、社印、職印などを
  押す。押印することで、文書は決裁権のある人の決裁を受けてい
  ることになり、事業体が作成したものとして通用することになる。

4.件名
  一見して、文書の趣旨がわかるように書く。
  ただし、挨拶文書、お悔やみ文書などには件名はつけない。

5.頭語
  「拝啓」「謹啓」「啓上」など。
  急ぎなら「急白」「急啓」「急呈」など。

6.時候の挨拶
  各季節にふさわしい挨拶がある。
  簡単に「時下」として次に続けてもよい。
  「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」など。

7−1.先方の安否を問う
  私信では「お元気ですか」にあたると思ってよい。
  「貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます」など

7−2.感謝の言葉
  「当社の業務につきましては日頃格別のご厚情を賜り厚く御礼
  申し上げます」などが一般的。
  すっきりさせるなら「毎度ありがとうございます」でも。

頭語から感謝の言葉までを前文という。
儀礼的な文書でない場合は省略も可能。そのときは「前略」「冠省」
などを入れる。

8.主文
  文書の中心となる部分。
  前文との区切りをはっきりさせる為「さて」「つきましては」
  を入れることが多い。これで、相手の注意をひく。

9.末文
  文の結びの挨拶であるとともに念押しする意味もある。
  「まずは取り急ぎご依頼まで」、「今後とも一層のご愛顧を
  賜りますようお願い申し上げます。」など。

10.結語
   「さよなら」の意味である。
   頭語と対照させて使うものなので、間違った組合せにしないこと
   「拝啓」なら「敬具」、「前略」なら「草々」など。

11.記書き
   「記」として、次の行から箇条書きにする。
   会合の日付、会場、会費など。

12.おって書き
   「おって・・・」と書き出すのでこう呼ぶ。
   「追伸」にあたる部分。
   慶弔に関係する書状には入れないのが礼儀。目上の人に出す
   文書でも、失礼にあたる。

  

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ビジネスマナー ビジネスレターの様式3 頭語と結語

ビジネスマナー ビジネスレターの様式3

頭語と結語の対応

      頭語          結語

通常    拝啓          敬具
       拝呈   >>>>  敬白、謹言、謹白
       啓上           拝具、頓首、再拝


目上に   謹啓          敬具
対して    謹呈    >>>> 敬白、謹言、謹白
       恭啓           拝具、頓首、再拝


急用の   急啓          敬具
とき     急白    >>>> 草々
       急呈          
       取り急ぎ申し上げます。

前文を   前略          草々
省略す   冠省   >>>> 不尽
るとき    略啓         不一


続便の   再啓          敬具
とき     再信    >>>>  拝具
       再呈           再拝
       追啓


返信の   拝復          敬具
とき     拝答    >>>>  拝具
       拝続          敬答
       敬復           謹答

太字はもっとも一般的なもの

            
  

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ビジネスマナー ビジネスレターの様式4  時候の挨拶


ビジネスマナー ビジネスレターの様式4

時候の挨拶

1月 厳寒の候/酷寒のみぎり/寒さ厳しき折から/
   寒中お見舞い申し上げます

2月 余寒の候/春寒のみぎり/寒さなお去り難き今日この頃/
   立春とは名ばかりで、寒い日が続いていますが

3月 早春の候/雪解けの候/春暖の折/ようやく春めいた昨今ですが

4月 春暖の候/春風駘蕩の候/陽春のみぎり/春たけなわの
   今日この頃

5月 新緑の候/惜春の候/向暑のみぎり/風薫る季節となりましたが

6月 初夏の候/梅雨しのぎ難き候/麦秋のみぎり/青葉の季節
   となりましたが

7月 盛夏の候/炎暑のみぎり/暑さ厳しき折/暑中お見舞い
   申し上げます

8月 炎暑の候/残暑の候/立秋とは名ばかりで、涼しさには
   遠い毎日ですが/残暑お見舞い申し上げます

9月 初秋の候/賞月の候/秋冷のみぎり/ひと雨ごとに
   秋色深まる今日この頃

10月 仲秋の候/秋容清爽のみぎり/菊薫る今日この頃

11月 晩秋の候/暮秋の候/向寒のみぎり/夜寒の身に沁みる
    今日この頃

12月 初冬の候/寒冷の候/木枯らし吹きすさぶ今日この頃/
    歳末ご多忙の折から

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