ビジネスマナー 電話の受け方

ビジネスマナー 電話の受け方1

ビジネスマナー 電話の受け方1
コール三回以内に受話器をとり、明瞭な言葉で受け答えをする。
相手が見えないからよけいに、会社の印象がわかってしまう。
電話の伝言メモは「5W1H」を忘れずに。

電話はビジネスそのものである
 普通会社には一日数十本からそれ以上の電話がかかってくる。また、
 あなたが電話をかける回数も一日数本から数十本に及ぶのが
 ふつうである。
 それだけの回数の電話を受けたりかけたりするのだから、ビジネス
 の電話応対の仕方がいかに重要かわかるだろう。
 それぞれのケースでの適切な言葉づかいや、応対の仕方をマスター
 しなければ、社会人としての仕事をほとんど果たせないと言っても
 過言ではない。

電話を受ける時は心をこめて
1.電話がかかってきたら、遅くとも三回目のコールでとる
  ようにしなければならない。
  四回、五回もコールしているのに電話を受けるものがいないと、
  かけた方に「なかなか電話にでない会社」とマークされてしまう
  そうなると、会社のの印象をはなはだしく損ねることになる。
  もし、四回以上のコールさせてしまって受話器をとった場合
  まず、「お待たせ致しました」と言わなければいけない。
  このことで、先方のイライラした気分を鎮めることができる。
  
2.接客中でも電話を優先させる。
  接客中の場合は「電話がかかってきましたので、失礼します」
  と来客に断ってからすみやかに電話を受けよう。
  そして、電話での応対が終わったら、もういちど、
  「大変失礼致しました。」と来客に言ってから用件に戻る。

電話は顔が見えないから重要ですね。


 


ビジネスマナー 話し方の基本



ビジネスマナー 電話の受け方

ビジネスマナー 電話の受け方2

ビジネスマナー 電話の受け方2
コール三回以内に受話器をとり、明瞭な言葉で受け答えをする。
相手が見えないからよけいに、会社の印象がわかってしまう。
電話の伝言メモは「5W1H」を忘れずに。

相手に同じ言葉を繰り返させない
1.受ける時の手順
  受話器をとったら「はい、**会社でございます」と「はい」
  でひと呼吸おいて社名を名乗る。「もしもし」は不要
  先方が名乗ったのを受けて「**さまでございますね。
  いつもお世話になっております。」と相手の社名と名前を
  復唱して、ひと言挨拶をする。
  用件が終わったら、「それでは、どうぞよろしく御願い致します」  と言って、相手が電話を切ったことを確認してから静かに電話を
  置く。

2.取り次ぎの仕方
  電話の取り次ぎの仕方で最も注意しなければならないのは、
  電話口の相手に同じ言葉を何度も繰り返させないことである。
  たとえば、「OOの##ですが、**さんをお願いします。」と
  言われて、**に「**さん、お電話です。」と取り次いだのでは
  失格である。必ず「**さん、OOの##さんからお電話です。」  と相手の社名と名前を伝達しなければならない。そうしないと
  **さんは、相手に名前を聞くことになり、相手は何度も
  名乗ることになり失礼にあたる。

電話メモも5W1H
1.名指しで出られない時
  先方が電話で指名した人が会議中や外出などで電話に出られない
  とき、まず出られない理由を相手に伝えなければならない。
  「ただいま、**は会議中で、*時頃終了する予定ですが、
  終わりしだい**の方から電話を差し上げるようにいた
  しましょうか」という言い方をする。相手に電話をかけさせる
  ような言い方はしてはいけない。あらためて電話をするかしないか  は相手の判断に委ねるべきである。
  先方が「それでは会議が終わりしだい、お電話頂けるよう
  **さんにお伝え下さい。ずっと社におります」と言ったら
  「はい、承知致しました。**にそのように伝えます」と
  責任の所在を明らかにする為に、自分の所属部署と名前を
  相手に言うことを忘れてはならない。

2.メモをとる習慣をつける
  電話を受ける時は、必ずメモをとる用意をしておくこと。
  メモは5W1Hの条件を満たす要領でとる。
  誰が(WHO)、何時に(WHEN)、会社へ(WHERE)
  電話下さい。(WHAT)とのことです。
  この場合、とくにWHYとHOWにあたる伝言内容はないが
  一般に電話を受ける時は5W1Hの六つの条件を満たすよう
  頭に入れておくべきである。

3.待たせる時の断り方
  取り次ぎに要する時間は三十秒以内にしたい。
  **部長あてに電話があったとしよう、**部長は電話中、
  いつ終わるかわからない。そういう場合、
  「**はただいま電話中です。少し時間がかかりそうですが
  いかがなさいますか」と先方に聞く。
  先方が「お待ちします。」と言えば待ってもらえばよいが、
  待たせっぱなしにしておくのはいけない。
  様子をみて、待たせる時間が一、二分を経過したら、もう一度
  電話に出て、連絡すべきである。
  「お待たせして申し訳ございません。**の電話は長引きそう
  なのですが、終わりしだいこちらからお電話するようにいたし
  ましょうか」と言い、まだ待つ意思があるかどうかを相手に
  聞くようにしよう。
  あまり長い時間またせることは、時間と料金の二重の無駄遣い
  をさせることになる。
  
ビジネス電話は5W1Hが大事です。


 


ビジネスマナー 話し方の基本








ビジネスマナー 電話の受け方

ビジネスマナー 電話の受け方3


ビジネスマナー 電話の受け方3

電話の受け方の基本

1.3回以内のコールでとる。

2.「はい、**会社でございます。」と名乗る。

3.メモをとる。

4.相手の社名、用件のポイントを復唱する。

5.取り次ぎは30秒以内に。

6.再度の電話は相手に判断を委ねる。

7.切るとき、受話器は静かに置く。



Powered by Seesaa
×

この広告は1年以上新しい記事の投稿がないブログに表示されております。