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ビジネスマナー ビジネス文書

ビジネスマナー ビジネス文書 基本ルール

ビジネスマナー ビジネス文書 基本ルール
結論を先に、文節は短く、この急所を押さえれば簡単。

ビジネス文書作成の心得
 
 1.書く前に
  ・作成の目的をはっきりさせる。
  ・下調べが必要なものは充分に。
  ・疑問点はよく確認する。

 2.内容をしっかり
  ・目的にあった内容にする。
  ・5W2Hを全て漏らさずに書く。
  ・数字や固有名詞は正確に。
  ・事実と主観をいっしょにしない。
  ・曖昧な書き方はしない。

 3.わかりやすくまとめる
  ・略語は使わない。
  ・専門用語には注釈をつける。
  ・読みやすい字を書く。
  ・難しい表現は避ける。
  ・短い文で書く。
  ・件名をつける。
  ・結論を先に書く。
  ・長い場合は要約文をつける。
  ・箇条書きを利用する。
  ・図や表を活用する。

 4.一定の様式を守って書く
  ・用紙が決まっているものは、必要事項を全て埋める。
  ・文書によっては敬語や慣用表現を使い分ける。

 5.書いた後に
  ・数字は必ず元データと照合する。
  ・文書を読み直してチェックする。

 6.期限を守って提出・発送
  ・提出先を間違えない。
  ・提出・発送のタイミングはよいか。
  ・決裁が必要な文書は決裁権を持つ人の承認を得る。

ビジネス文書の組み立て
 1.件名=何の為の文書であるか、一目でわかるようにする。
      ただし、役員就任の挨拶や、お悔やみ文などには
      つけない。
 2.結論=決定したこと、依頼したいこと、依頼された件について
      の回答などを書く。
 3.説明=その結論が出るまでの経過、結論に達した理由、原因、
      データなどを書く。
 4.提案=自分なりの提案、意見、対策などを述べる。


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