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ビジネスマナー 要領よく書く2

ビジネスマナー 要領よく書く2
速く、的確に、相手にわかりやすく書くポイントは?

5W2Hで書く
 報道文には5W1Hが必要と言われる。
 WHEN(いつ)、WHERE(どこで)、WHO(だれが)
 WHY(なぜ)、WHAT(なにを)、HOW(どのように)
 である。WHYは、「何の為に」と言い換えてもいい。
 ビジネス文書でもほとんどの場合、この5W1Hが必要だ。
 そして、もう一つ大事なのが、HOW MUCH 
 (費用はいくらなのか)。このHを加えて5W2Hと覚えておこう。

 1.必要な要素をすべて漏らさずに書く
   全ての場合に5W2Hが必要とは限らないが、常にこれを
   念頭において、抜けている要素がないかをチェックすべきだ。

メモをとる習慣をつけよう
 必要な時に必要な文書を、迅速に提出するためにはどうしたらよいか
 まず、書くことに馴れよう。
 文書は芸術作品ではないから、必要なことを短時間でわかりやすく
 まとめることが第一。
 この方法にうってつけなのがメモをとることである。

 1.要点を素早くまとめる
   相手の話を聞きながらメモをとるときには、スピーディーさが
   必要。言われたことをそのまま書いていたのでは間に合わない
   大事な要点を聞き逃さず短くまとめるには、5W2Hを心掛け
   ているとよい。

 2.メモが文書作成の役に立つ。
   電車の中、家、トイレの中など、ふっと何か思いつくことが
   ある。新しいアイデアや企画や文書の言い回しだったりする。
   忘れないうちに素早くメモをしておこう。明日になれば忘れて
   しまうのである。
   こうしたメモの蓄積が、文書をまとめるときにも役立つので
   ある。メモはビジネス文書を書く上での大切な資料と言えるの
   だろう。

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