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ビジネスマナー ビジネス文書

ビジネスマナー 要領よく書く1

ビジネスマナー 要領よく書く1
速く、的確に、相手にわかりやすく書くポイントは?

書くことの意味
 
 1.正確に伝わる
   一つは正確性と言うこと。
   電話での注文、受注をした場合、どちらかが聞き間違いをして、   後でトラブルになることがある。文書でやり取りすれば、間違い
   を防ぐことができる。
   
 2.責任の所在をはっきりさせる
   口約束であれば、言う言わないの水掛け論になるが
   文書として、担当者、責任者をはっきりさせておけば間違いは
   少ない。

 3.慎重に言葉を選べる
   文書ならば、面と向かって話すよりも、じっくり時間をかけて
   内容を練り、相手も必要に応じてじっくり読むこともできる。
   慎重を期したい場合や、礼儀を重んじるとき、また、言いにく
   いことを伝えるときは文書が役に立つ。

 4.仕事が覚えられる
   書くときは、内容をしっかり把握していることが必要だ。
   文書にまとめてみることにより、自分がどこまで仕事の
   内容がわかっているか、確認できる。
   理解が足らなければ、資料をあたったり、データを見直したり、   勉強することになる。

文書作成能力は評価に影響する。
 上司に報告書を提出しろと言われたとき、何時間もかかって
 2,3行しか浮かばないのは失格。さっさと仕上がっても見に
 くかったり、何が言いたいのかわからないようでは不合格
 立派に仕上がっても、上司の要求とピントはずれではなんにも
 ならない。

 1.目的にあった文書を書く
   何の為に書くか、読み手は誰か、きちんと確認して書く。
   それによって書き方も変わってくる。下調べが必要な
   ものもある。
   文書の種類によっては、敬語表現を駆使してごくていねいに
   書く場合もあれば、礼儀は最小限にとどめすっきりまとめた
   方がよい場合もある。

 2.期限を守る
   いつまでに仕上げて、提出したり発送したりするかも
   大切なポイントである。
   仕事の手順を考え、タイミングよくこなそう。


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