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ビジネスマナー 電話のかけ方

ビジネスマナー 電話のかけ方

ビジネスマナー 電話のかけ方
相手が見えないだけに、電話口での応対で全てが判断される。用件は
簡潔に、かつ必要事項は漏れなく。
ビジネスの能力が問われることにもなるのである。

事前に準備する
 電話での用件は、原則として一通話3分以内にすませるべきである。
 したがって、用件は無駄のないよう事前に整理しておく必要がある。
 まず当たり前のことであるが、相手の電話番号、所属部署、役職名
 名前を確認すること。
 用件は簡潔にまとめ、複数用件があるときは、優先順位まで考えて
 おくとよい。そして、必要ならば、資料なども手元に出しておく。
 もちろん、筆記用具とメモ用紙を忘れないこと。

電話をかける手順
1.名乗ってから挨拶、用件を言う
  電話をかけたら、相手が社名を言う。
  そして、あなたが「**会社の**です。
  いつもおせわになっております」と社名、名前を言う。
  それから、「**部の**さんをお願いします。」と相手の
  部署、名前を言う。**さんが出たら、もう一度、自分の会社、
  名前を言って挨拶をしてから用件にはいる
  用件が終わったら、それぞれの場合に対して、
  「ありがとうございました。」「どうぞよろしく御願いします。」  「どうも失礼致しました。」など挨拶をして電話を切る。
   電話をかけたときに相手が名乗らなかった場合は
  「**会社さんですね」とこちらから確かめなければならない。
  
2.名指人が不在のとき
  何らかの理由で、電話先の担当がいないときは、その用件が
  他の担当者がわかるかどうか聞いてみるのがよい。
  担当でないとわからない場合は、担当への伝言を頼まなければ
  ならない。例えば、「**さんは、*時ごろ帰られるのですね
  では、*時すぎにもう一度お電話いたしますので、その旨、
  **さんにお伝え願います。」と頼む。このとき、電話を受けて
  くれた人の部署と名前を聞いておく必要がある。

電話のかけ方の基本
1.かける前に用件を簡潔にまとめておく。
2.相手が出たら「**会社の**です。」と名乗る。
3.「今、よろしいでしょうか」と相手の都合を聞く。
4.まぎらわしい言葉づかいは避ける。
5.用件が終わったら、重要部分を確認する。
6.最後に丁寧に御礼の言葉を述べる。


 


ビジネスマナー 話し方の基本





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