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ビジネスマナー 電話の受け方

ビジネスマナー 電話の受け方2

ビジネスマナー 電話の受け方2
コール三回以内に受話器をとり、明瞭な言葉で受け答えをする。
相手が見えないからよけいに、会社の印象がわかってしまう。
電話の伝言メモは「5W1H」を忘れずに。

相手に同じ言葉を繰り返させない
1.受ける時の手順
  受話器をとったら「はい、**会社でございます」と「はい」
  でひと呼吸おいて社名を名乗る。「もしもし」は不要
  先方が名乗ったのを受けて「**さまでございますね。
  いつもお世話になっております。」と相手の社名と名前を
  復唱して、ひと言挨拶をする。
  用件が終わったら、「それでは、どうぞよろしく御願い致します」  と言って、相手が電話を切ったことを確認してから静かに電話を
  置く。

2.取り次ぎの仕方
  電話の取り次ぎの仕方で最も注意しなければならないのは、
  電話口の相手に同じ言葉を何度も繰り返させないことである。
  たとえば、「OOの##ですが、**さんをお願いします。」と
  言われて、**に「**さん、お電話です。」と取り次いだのでは
  失格である。必ず「**さん、OOの##さんからお電話です。」  と相手の社名と名前を伝達しなければならない。そうしないと
  **さんは、相手に名前を聞くことになり、相手は何度も
  名乗ることになり失礼にあたる。

電話メモも5W1H
1.名指しで出られない時
  先方が電話で指名した人が会議中や外出などで電話に出られない
  とき、まず出られない理由を相手に伝えなければならない。
  「ただいま、**は会議中で、*時頃終了する予定ですが、
  終わりしだい**の方から電話を差し上げるようにいた
  しましょうか」という言い方をする。相手に電話をかけさせる
  ような言い方はしてはいけない。あらためて電話をするかしないか  は相手の判断に委ねるべきである。
  先方が「それでは会議が終わりしだい、お電話頂けるよう
  **さんにお伝え下さい。ずっと社におります」と言ったら
  「はい、承知致しました。**にそのように伝えます」と
  責任の所在を明らかにする為に、自分の所属部署と名前を
  相手に言うことを忘れてはならない。

2.メモをとる習慣をつける
  電話を受ける時は、必ずメモをとる用意をしておくこと。
  メモは5W1Hの条件を満たす要領でとる。
  誰が(WHO)、何時に(WHEN)、会社へ(WHERE)
  電話下さい。(WHAT)とのことです。
  この場合、とくにWHYとHOWにあたる伝言内容はないが
  一般に電話を受ける時は5W1Hの六つの条件を満たすよう
  頭に入れておくべきである。

3.待たせる時の断り方
  取り次ぎに要する時間は三十秒以内にしたい。
  **部長あてに電話があったとしよう、**部長は電話中、
  いつ終わるかわからない。そういう場合、
  「**はただいま電話中です。少し時間がかかりそうですが
  いかがなさいますか」と先方に聞く。
  先方が「お待ちします。」と言えば待ってもらえばよいが、
  待たせっぱなしにしておくのはいけない。
  様子をみて、待たせる時間が一、二分を経過したら、もう一度
  電話に出て、連絡すべきである。
  「お待たせして申し訳ございません。**の電話は長引きそう
  なのですが、終わりしだいこちらからお電話するようにいたし
  ましょうか」と言い、まだ待つ意思があるかどうかを相手に
  聞くようにしよう。
  あまり長い時間またせることは、時間と料金の二重の無駄遣い
  をさせることになる。
  
ビジネス電話は5W1Hが大事です。


 


ビジネスマナー 話し方の基本








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